Partnerbeitrag
02. Juli 2015

Steuerreform-Infos: Registrierkassenpflicht

Alle Details der kommenden Steuerreform stehen noch nicht fest, doch es ist jetzt schon einigermaßen abschätzbar wie die neue Pflicht zur elektronischen Losungsaufzeichnung (Registrierkassa oder PC-Kassa) ab 1.1.2016 geregelt sein wird. Hier eine geraffte Form der neuen Vorschriften, Voraussetzungen und Prüfungsschwerpunkte. Die tieferstehenden Ausführungen basieren auf dem Wissensstand vom 25.6.2015 und sind noch nicht verbindlich beschlossen und abgesegnet (Parlament und Bundesrat).

 

Gültigkeit
  • ab 1.1.2016: Verpflichtung zur Verwendung einer elektronischen Losungsaufzeichnung
  • ab 1.1.2017: Verpflichtung zur Verwendung einer Sicherheitslösung mit elektronischer Signierung
Umsatzgrenzen
  • wenn der Umsatz je Betrieb höher als € 15.000,00 ist
  • wenn die Anzahl der Geschäftsfälle aus Barumsätzen höher ist als die Anzahl der Zielverkäufe (Zahlung mittels Banküberweisung) ist
  • sobald der Umsatz € 15.000,00 je Betrieb übersteigt ist im 3.folgenden Monat eine Registrierkassa oder Ähnliches vorgeschrieben. Auch 2015 ist ein Beobachtungszeitraum!!
Ausnahmen von der Umsatzgrenze
  • wenn der Verkauf außerhalb fest umschlossener Räumlichkeiten stattfindet und der Verkaufsstand zum Kunden durchgehend offen ist und der Umsatz niedriger als € 30.000,00 pro Jahr ist
    • z.B: Christkindlmarkt
    • z.B: Verkauf vom Pritschenwagen oder Anhänger
    • z.B: alleinstehende Schneebar
    • z.B: Maronibrater
  • der Verkaufsraum nicht in unmittelbarer Nähe zu festumschlossenen Räumlichkeiten liegt
    • z.B: im Gastgarten ist Registrierkassenpflicht
    • z.B: in der Schneebar bei einer Schihütte ist Registrierkassenpflicht
Umsätze, die mittels elektronischer Losungsaufzeichnung erfasst werden müssen
  • Zahlungen mit Bargeld
  • elektronische Zahlungen mit Kreditkarten, Bankomatkarte, Handy-App, Quick, ....
  • Zahlungen mit Scheck
  • Zahlungen mit Gutscheinen, Geschenkmünzen, Kundenkarten oder sonstigen vom Unter-nehmen ausgegebenen Zahlungsmittel
  • Zahlungen im Onlineshop (Webshop)
Sonderregelung für mobile Dienstleister und Lieferanten

Bei Kundenbesuchen von Masseuren, fahrenden Friseuren oder anderen Dienstleistern ist beim Kun-den ein nummerierter Beleg (die Nummer sollte aufgedruckt sein) auszustellen und unmittelbar nach der Heimkehr ist der Beleg im Kassensystem zu erfassen. Es gibt aber bereits tragbare Kassen im Miniformat mit angefügtem Drucker.

Ausfall der elektronischen Kassa
  1. Dokumentation der Umstände des Ausfalls mit Datum und Uhrzeit
  2. Verwendung von nummerierten Paragons (die Nummer sollte aufgedruckt sein); ein Paragon ist ein vorgedruckter, in einem „Buch“ gebundener Beleg zur Bestätigung eines Zahlungseingangs
  3. umgehende Beseitigung des Ausfalls
  4. Dokumentation der Beseitigungsversuche mit Datum und Uhrzeit
  5. wahrscheinlich: Nacherfassung der Paragons, sobald die Kassa wieder zur Verfügung steht
Weiterverwendung bestehender Kassensysteme
  • ist möglich, aber
    • bei älteren, billigen Systemen fehlt sehr oft die Schnittstelle (USB, Card-Reader, etc.) für die Sicherheitslösung
    • bei älteren, billigen Systemen ist eine Neuprogrammierung meistens nicht möglich
    • bei älteren Systemen ist die Neuprogrammierung meistens teurer als Neukauf
  • wenn Sie Ihr System wechseln wollen, ist jetzt die beste Gelegenheit dazu
Belegerteilungspflicht
  • bei allen Barumsätzen
  • unabhängig von Umsatzgrenze
  • ab 1.1.2016
  • wahrscheinlich nur, wenn in fest umschlossenen Räumlichkeiten verkauft wird (siehe obige Ausnahmen)

Prüfungsschwerpunkte des Finanzamtes

Zusätzlich habe ich in meiner beruflichen Praxis festgestellt, dass bereits seit einigen Jahren ein vermehrtes Augenmerk auf im Gesetz festgeschriebene, formale Vorschriften gelegt wird und immer mehr Prüfungen diesbezüglich durchgeführt werden. Die wichtigsten bzw. „teuersten“ Beispiele, der vermehrten Prüfung formaler Richtigkeit von Unterlagen und Belege und daraus resultierenden Steuervorschreibungen bzw. Strafen sind hier überblicksmäßig aufgelistet:

  • die Nichteinhaltung bereits bestehender Verpflichtungen zur Verwendung elektronischer Losungsaufzeichnungssysteme (Registrierkassa oder PC-Kassa), wenn der Umsatz über € 150.000/Jahr liegt: >> Möglichkeit der Schätzung
  • fehlende Vollständigkeit der gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung kein Vorsteuerabzug
  • fehlende Gültigkeit der UID-Nummer
    • bei Inlandsrechnungen: >> kein Vorsteuerabzug
    • bei Warenlieferungen aus der EU: >> die Umsatzsteuer muss bezahlt werden ohne dass die Vorsteuer in gleicher Höhe abgezogen werden kann
    • bei Dienstleistungen von ausländischen Unternehmern aus der EU: >> die Umsatz-steuer muss bezahlt werden ohne dass die Vorsteuer in gleicher Höhe abgezogen werden kann
  • Umsatzsteuer kraft Rechnung: >> die Umsatzsteuer muss bezahlt werden, weil diese auf der Rechnung vermerkt ist, auch wenn der Umsatz nicht umsatzsteuerpflichtig wäre
  • fehlendes Fahrtenbuch bei Dienstautos: >> Verrechnung des vollen Sachbezuges (ab 1.1.2016 bis zu 2 % der Anschaffungskosten des Neuwagens) und damit Vorschreibung der Lohnabgaben für den Dienstgeber und Dienstnehmer im Rahmen einer GPLA-Prüfung (gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben)
  • fehlende Inventur: >> Möglichkeit der Schätzung
  • verspätete Anmeldung eines Dienstnehmers: >> bei einer zufälligen Kontrolle (vor allem der Finanzpolizei), wird illegale Beschäftigung unterstellt und die Krankenkassa schreibt Beitrags-zuschläge vor
  • Zusammenarbeit im "Werkvertrag", obwohl die Kooperation ein echtes Dienstverhältnis darstellt (Hinweis: Es liegt fast immer ein Dienstverhältnis vor!)
    • >> Strafe nach dem Lohndumpinggesetz (mind. € 1.000,00 pro Person)
    • >> Vorschreibung der Lohnabgaben für den Dienstgeber und Dienstnehmer
  • fehlende Arbeitsbewilligung bei Nicht-EU-Ausländern (Hinweis: Kroaten gelten derzeit noch nicht als EU-Inländer!): >> Strafe nach dem Ausländerbeschäftigungsgesetz
  • fehlende Arbeitsaufzeichnungen: >> Verwaltungsstrafe und u.U. Schätzung von Überstunden
  • fehlende Preiskalkulationen: >> U. Umsatzschätzung bei Betriebsprüfungen

Hinweis:

In allen oben angeführten Fällen besteht zusätzlich die Gefahr einer Finanzstrafe und einer Betriebsprüfung!

Ähnlich einer ISO-Zertifizierung sollten die meisten Betriebsabläufe für steuerliche Zwecke nachvollziehbar dokumentiert werden (Datum und Uhrzeit auf der Dokumentation anführen!). Das Finanzministerium wird in den nächsten Wochen noch detaillierter Information zu vielen offenen Fragen herausgeben.

Bitte bedenken Sie folgendes:

  • Beim Kauf eines Kassensystems besteht die Chance, die verpflichtende Eingabe der Umsätze zu nutzen um einerseits mehr Informationen in Echtzeit zu erhalten und gleichzeitig die bereits erfassten Daten an Ihren Steuerberater weiter zu leiten. Damit kann der Aufwand für die Erstellung der laufenden Buchhaltung verringert werden (hängt von der Verwendbarkeit der erhaltenen Daten und deren Umfang ab)
  • Damit zusammenhängend kann auch gleich die eigene Betriebsorganisation überdacht und an die aktuellen Erfordernisse angepasst und dokumentiert werden
  • die Verkäufer von Kassensystemen wollen im Regelfall nur eines: verkaufen. Verkäufer wissen sehr oft über die steuerlichen Vorschriften nicht ausreichend Bescheid und können manchmal gesetzlich geforderten Sicherheitsbeschreibungen bzw. Handbücher nicht vor-legen
  • Es gibt leider nur sehr wenig Experten, die sich sowohl im Steuerrecht als auch im EDV-Bereich auskennen.
  • Auch wenn die empfohlene Überprüfung und Hilfestellung mehr Umsatz für Ihren Steuerberater bedeutet, wird es für Sie sicher billiger sein, einmalig in einen Check der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Betriebsorganisation und der Einhaltung formaler Vorschriften durch einen Experten zu investieren, als teure Nachzahlungen bei Prüfungen auf Grund formaler Mängel zu riskieren.

Gehen Sie Ihre betrieblichen Abläufe durch und kontrollieren Sie, welche Änderungen notwendig sein werden. Meine Empfehlung: Warten Sie mit der Anschaffung einer neuen Registrierkassa oder einer Umrüstung noch bis zum Herbst dieses Jahres. Laut Finanzministerium sollen derzeit auch noch sehr viele Kassensysteme auf dem Markt sein, die nicht einmal die jetzt bereits gültigen Vorschriften vollständig erfüllen.

Für eventuelle Rückfragen stehe ich jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung!

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