Partnerbeitrag
23. Januar 2015

Büro ohne Papier – funktioniert das?

Zur Standardausrüstung eines durchschnittlichen Büros gehören: Schreibtisch, Computer, Drucker, Telefon, Kugelschreiber, Farbstifte und Druckpapier. Braucht man das heutzutage wirklich alles noch?

Schreibtische, Computer oder Telefone – of course. Aber Papier? Es handelt sich dabei auch tatsächlich um ein Thema, über das lang und breit diskutiert werden kann. Während die „Papierbefürworter“ jede Kleinigkeit ausdrucken, ist für die Verfechter des papierlosen Büros jeder Gang zum Drucker einer zu viel. Hier einen gemeinsamen Nenner zu finden, ist nahezu unmöglich. Klar ist auf jeden Fall, dass beide Extreme wenig zielführend sind.

Das Ziel heutzutage: Möglichst umweltfreundlich mit den verschiedensten Materialien umgehen.

Definition: Papierloses Büro

Wikipedia spricht von einem Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren einsetzt. Die Initiative dazu brauchte den „World Paper Free Day“ zustande, der zuletzt am 6. November 2014 stattfand.

Wie macht’s die Allianz?

Durch die Partnerschaft mit dem WWF Österreich hat sich die Allianz vor einiger Zeit zu einem nachvollziehbaren und schonenden Umgang mit Ressourcen verpflichtet. Dazu gehört – neben CO2-Reduktion, Einschränkung des Wasserverbrauchs, Energieeinsparung – auch die Verringerung des täglichen Papierverbrauchs: Das „papierlose Büro“ soll das Ziel ermöglichen. Der durchschnittliche Papierverbrauch pro Mitarbeiter sollte deutlich gesenkt werden.

Ein hoher Papierverbrauch im digitalen Zeitalter ist nicht mehr zeitgemäß. Der moderne Kunde von heute möchte immer rascher und effizienter betreut werden. Ein Brief, der in zwei oder drei Tagen beim Kunden im Briefkasten landet, ist einfach zu langsam. Trotzdem ist es auch in der heutigen Zeit trotz aller Unterstützung durch Computer & Co eine Illusion, ganz ohne Papier auszukommen. Gewisse Arbeiten können besser erledigt werden, wenn man sich die Unterlagen ausdruckt. Andere können wiederum auf elektronischem Wege rascher, unkomplizierter und effektiver abgearbeitet werden. Der Mittelweg macht‘s.

Beispiel: Allianz Kundenservice

Im Bereich Kundenservice der Allianz, wo vor allem das Schaden Schnellservice und das Vertrag Schnellservice angesiedelt sind, arbeitet man an einer Umsetzung der Papierreduktion. Dort erfolgt die Bearbeitung von rund 440.000 Schäden pro Jahr sowie die Vertragsbearbeitung für etwa 1,2 Millionen Kunden. Der tägliche Papierverbrauch wird hier auf ein notwendiges Minimum reduziert. Dank einer EDV-basierten Geschäftsfallbearbeitung benötigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gut wie kein Papier. Das dafür benötigte IT-System wird übrigens selbst im Haus – von AMOS Austria, einem Tochterunternehmen der Allianz Gruppe in Österreich – entwickelt.

Die Allianz bekommt pro Tag bis zu 11.000 Poststücke zugestellt. Das sind zum Beispiel Briefe, Schadenmeldungen in Papierform, Rechnungen, Gutachten, Fotos etc. Diese Dokumente werden zunächst für die elektronische Weiterverarbeitung gescannt und vorbereitet.

Daneben gibt es Dokumente, die bereits in digitaler Form bei uns einlangen, zum Beispiel alle E-Mails und Faxe. Die Aufgabe des 23-köpfigen „Indizierungsteams“ ist es, all diese elektronischen Poststücke zu sichten, zu bewerten und mit dem jeweiligen elektronischen Geschäftsfall zu verknüpfen. Nach dem Einlangen der Post dauert es nicht länger als ein paar Stunden, und sämtliche Unterlagen stehen für die Bearbeitung zur Verfügung. Jeder bzw. jede Berechtigte hat ab diesem Zeitpunkt gleichzeitig Zugriff auf die Unterlagen.

Papier sucht man im Team der Indizierung übrigens vergebens, da bereits bei der ersten Bearbeitung eines Schadenfalles oder Vertrages alle Schriftstücke in digitaler Form vorliegen.

Einzig das „flüchtige Papier“, das mitunter für Besprechungen oder aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwendet wird, findet man vereinzelt auf den Schreibtischen.

Bisheriger Erfolg

Seit dem Jahr 2006 ist es innerhalb der Allianz Österreich gelungen, den Papierverbrauch pro Mitarbeiter um knapp ein Viertel zu senken. Und sollte tatsächlich Papier verwendet werden, wird darauf geachtet, dass CO2-neutrales Papier benutzt wird – damit gleichen wir unseren ökologischen Fußabdruck in diesem Bereich vollständig aus.

Auch deshalb bietet die Allianz seit 2012 – übrigens als erstes Unternehmen der Branche – die Möglichkeit der elektronischen Polizze an. Auf Kundenwunsch werden dabei sämtliche Vertragsdokumente per E-Mail verschickt, und nicht wie bisher üblich in ausgedruckter Form auf dem Postweg versandt.

Etwas länger als die e-Polizze gibt es bereits das Kundenportal, welches am besten mit dem Begriff „digitaler Versicherungsordner“ beschrieben werden kann. Die Aufbewahrung sämtlicher Vertragsdokumente und Schadendokumentationen sind mit diesem Tool ein Kinderspiel. Das Einzige, was man braucht, ist ein Internetzugang.

Die Zeiten riesiger Archive, wo Vertragspolizzen und Dokumente zu Schadensfällen jahrelang aufgehoben werden, gehören ebenfalls der Vergangenheit an, zumindest bei der Allianz. Denn wir setzen auch in diesem Bereich seit vielen Jahren auf digital.

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